BES Oficina es un distintivo voluntario que la organización ocupante de la oficina solicita a IVE Entidad de Certificación, que es el organismo que evalúa y concede el certificado.

El proceso de certificación permite verificar, de forma independiente e imparcial, tanto la adecuada definición de las mejoras en la documentación técnica y de gestión de la organización como la existencia real de estas mejoras en la oficina en funcionamiento. En el caso de que la oficina vaya a ser reformada, la Guía de Diseño de Oficinas para la Certificación BES V.03 se constituye como una herramienta básica para alcanzar adecuadamente los objetivos de BES Oficina.

La organización que aspira al distintivo BES Oficina ha de proporcionar a la Entidad de Certificación la documentación necesaria para que ésta pueda verificar que se cumplen con las características seleccionadas. Esta verificación se desarrollará mediante controles documentales e inspecciones. La documentación a aportar, denominada Autoevaluación, debe ser elaborada por el responsable técnico y/o Experto BES, seleccionado libremente por la organización.

El responsable técnico y/o Experto BES elabora la Autoevaluación de la oficina, que se materializa en un formulario IVE y un dossier con los documentos definitorios de la oficina y los documentos justificativos del cumplimiento de las características BES a las que opta la oficina. Estos documentos pueden ser memorias de proyecto, planos, fotografías, fichas técnicas o certificados de materiales, equipamientos, sistemas o instalaciones, actas de ensayos, procedimientos de gestión o de mantenimiento de la oficina y sus registros de aplicación, etc.

A lo largo del proceso la Entidad de Certificación ofrece al solicitante y al cliente toda la información y documentación necesaria requerida para el correcto desarrollo de la certificación, manteniendo en todo momento la independencia e imparcialidad y fomentando la eficacia y mejora continua.

Una vez que la evaluación de la oficina resulta favorable, alcanzando un nivel de certificación determinado en función del número de requisitos a los que opta, es la Comisión de Certificación la que resuelve la concesión del certificado, autorizando la entrega del correspondiente certificado y su emblema o placa vinculada. El certificado BES Oficina tiene una vigencia de tres años, pudiéndose renovar su vigencia mediante un proceso similar al inicial.

Si desea más información sobre BES Oficina contacte a través de certificacion@five.es